조직운영

 

조직운영관리의 기본원리

1. 조직운영관리의 기본 개념

❍ 조직은 인간이 혼자서 이룰 수 없는 목표를 달성하기 위해 집단을 이루고 활동

개개인의 노력을 조정하여 협력을 통해 일의 성과를 향상시키는데 중요한 기능을 하고 있음

❍ 조직의 중요한 특성

① 조직은 사회 내에 존재하는 사회적 존재이고

② 달성해야 할 고유의 목적을 가지고 있으며

③ 특정한 의도에 의하여 구성원들의 행동이 구성되고 조정되며

④ 외부환경과 밀접한 관련을 가지고 있다

⑤ 사회에서 정당하다고 인정된 본연의 목적 달성을 위해 합리적인 운영을 필요

로 하고 이를 위한 효율적인 운영관리가 선행되어야 한다.

❍ 조직관리란?

• 인적자원을 포함한 여러가지 자원을 통합하여 조직 목적을 달성하도록 하는 것.
• 경영자는 조직목적을 달성하기 위해 사람과 여러요소를 결합하는 역할을 담당한다.
• 조직관리는 기능을 의미하는 동시에 그 기능을 수행하는 사람도 의미한다.
• 그리고 사회적 지위나 계급을 의미하기도 하며 학문 분야나 연구 분야를 의미 하기도 한다.

❍ 조직관리의 기능은

• 조직자에게 부과된 과제와 수행해야 할 일을 의미하기도 하지만
• 전통적으로 조직목표를 달성하는 과정으로 간주되고 있다.
• 즉, 조직관리란 집단속에서 함께 일하는 개인들이 정해진 목표를 효율적으로 달성하기 위하여 환경을 조성하고 유지해 나가는 과정으로 정의할 수 있다.

2. 조직관리론 발전

❍ 미국 조직관리론에 많은 영향을 미친 사람은 프랑스인 페이욜이다.

• 조직 전체 관점에서 관리 기능을 구성하는 요소를 구체적으로 설명

❍ 페이욜의 조직 활동 구분

① 기술적 활동

② 영업적 활동

③ 재무적 활동

④ 안전 활동

⑤ 회계 활동

⑥ 관리적 활동 : 조직, 명령, 조정, 예측, 통제 등 5요소로 제시 --(조명조예통)

• 이중경영자의 관리적활동을 중시하여야 한다고 강조하였다.

3. 조직관리론의 주요 기능

❍ 조직의 운영관리는 페이욜과 쿤쯔 등에 의해 발전되었고

❍ ‘관리기능’, ‘관리과정’을 함께 중시하고 있다.

❍ 조직관리론은 조직운영의 초점을 ‘관리기능’에 두고 있다.

❍ 조직관리 기능은 분화양상에 따라 수직적 관리기능과 수평적 관리기능으로 구분

• 수직적관리는경영자층을 최고경영층, 중간 관리층, 현장 감독층으로 구분

❍ 최고경영층의 관리기능을 관리자 기능이라 하고, 중간 관리층과 현장 감독층의

관리기능을 관리자 기능? ( 맞는지 확인 필요함)으로 구분

❍ 조직운영에 대한 관리기능의 주요 특징

① 경영자가 수행하는 기본적인 관리기능이다.

② 모든 조직에 보편적으로 적용되는 관리기능이다.

③ 조직 내 모든 계층에 보편적으로 적용되는 관리기능이다.

❍ 조직운영을 관리과정 관점에서 보는 대표적인 학자는 쿤쯔이다.

• 조직의 관리과정은 계획, 조직화, 지휘, 통제등 4단계로 이뤄진다(계조지통)
• 최고경영층은계획, 조직화에 비중이 높고, 중.하위층의 관리자들은 지휘, 감 독 기능에 비중이 높다.

2. 조직운영 및 관리과정

❍ 조직의 관리과정은

• 계획→ 조직화 → 지휘 및 조정 → 통제로 이루어진다.

1. 조직계획

❍ 경영자들은 조직의 비전, 목적, 목표 등을 세움으로써 계획을 수립한다.

❍ 오늘날 조직은 계획을 수립하기 위해서 환경을 분석하고, 사업기회를 찾거나,

도전거리를 탐색하는 기획팀이 필요하다.

• 계획과 유사한 용어로써 목표, 예산, 방침, 구상 등이 있다.

❍ 경영자는 관리자에 머물지 말고 리더가 되어야 한다.

• 리더는 회사의 비전을 제시하여야 한다.
• 비전은 목표보다 더 큰 의미를 가진다.
• 비전은 조직이 왜 존재하며 어느방향으로 나아가야 할지에 대한 더 큰 설명이다. • 비전은 조직에게 당위성을 심어주고 공통된 운명의 동질가치를 보여준다.
• 비전은 창조보다 우선시된다.
• 비전은 그 회사가 어떤 회사가 되고 싶은지에 대한 청사진이다.

❈ 조직계획은 시대변화를 예감하고 이에 맞는 조직적 목적,목표를 달성하는데 필요한 전략과 수단의 결정을 의미한다

❍ 조직계획의 종류로는 전략계획, 전술계획, 운영계획이 있다.

• 전략계획
• 조직의 주요 목적을 설정하는 것이다.
• 정책을 위한 기본 틀을 제공하고, 목적달성을 위한 자원을 제공한다.
• 회사는 자신들의 고객선정, 상품 및 서비스 선정, 지역 경쟁사들을 결정
• 최고 경영층이 수립하고, 중간 경영층이 실시한다.
• 전술계획
• 조직 목적달성을 위해 무엇을 해야하고, 누가하며, 어떻게 할지에 대한 세부적이고 단기간의 계획을 말함.
• 중간 관리층이 수립하고, 현장 감독층이 실시한다.
• 운영계획
• 규칙을 세우고, 전술적 계획을 수행하는데 필요한 스케줄을 세우는 과정
• 감독자, 부서장, 직원에 초점을 둔다.----- 매주,매일 운영위한 부서관리자들 도구
• 현장 감독층이 수립하고, 현장 종업원이 실시한다.

※ 계획의 기능은 조직화, 지시, 통제, 조정 기능 보다 우선한다.

※ 계획의 작성 순서

1. (목적)을 분명히한다 -✪- 비전 :조직이 추구하는 미래상

2. (사실)을 파악해야한다. --------------- 목표

3. (사실)을 분석, 검토한다. -------------------- 전략

4. (계획)안을 세운다. ------------------------- 전술

5. (계획)안을 결정한다. ----------------------------------- 실행(운영)체계

2. 조직화

❍ 경영자들은 실행방안을 계획한 후 그 목표를 달성하기 위해 조직의 관련 조직 자원(인적자원과 물적자원)을 조직화해야 한다.

❍ 조직화란?

• 자원을할당하고, 과업을분담하며, 조직의목표가 최상의 방법으로 달성될 수 있도록 하는 과정과 절차의 확립을 의미한다.***
• 즉 조직화는 조직의 구조를 설계하고 조직의 목적과 목표를 달성하는데 필요 한 조건, 즉 시스템을 창출하는 것을 의미한다.
• 오늘 날의 조직은 대부분 고객중심으로 설계한다.
• 조직화는 작업의 분화, 부문화, 권한의 유형, 통제의 범위, 조정 등이 고려되어 야 한다.
• 조직을형성시켜 나가는 과정(조직설계)과 이 과정을 통해 만들어진 형태(조직구조)이다

3. 조직휘 및 조정

❍ 조직이 목표를 세워 세부적인 추진계획을 수립하고, 이를 수행하기 위한 조직 화 활동이 이루어지면 효과적으로 수행할 수 있는 지휘활동이 필요하다.

❍ 지휘활동은 조직의 목표를 달성하기 위해 종업원들이 적극적으로 몰입하도록 도와주는 경영자 활동을 말한다 ***

• 즉, 경영자가 조직 목표를 달성하기 위해 요구되는 업무를 잘 수행하도록 종업원들의 동기를 유발하고 이끄는 활동을 말하며 경영자 활동의 대부분

은 지휘활동이라고 말할 수 있다.

4. 조직통제

❍ 조직통제란 계획과 비교하여 실행된 조직성과를 평가함으로써,목표 달성을 측정하고 문제점 발견과 그 편차를 수정하며 피드백을 주는 것이다.

➜ 계획된 목적과 기준에 따라 업무결과를 비교하거나, 잘된 일의 결과에 대해 보상하거나 필요한 때에 올바른 조치를 취하는 활동

❍ 조직 통제는 5단계로 구성된다.

① 업무수행 기준을 명확히 설정하는 것(통제 시스템에서 가장 어려운 과정이다)

② 실제 업무수행 결과를 기록하고 감독하는 것

③ 계획 및 기준과 결과를 비교하는 것

④ 구성원들과 일의 수행 결과에 대해 정보를 제공하는 것

⑤ 잘 수행된 일에 대해 긍정적인 피드백을 해주고, 필요한 때에 올바른 조치를 취하는 것

※ 통제시스템에서 가장 어려운 것 : 기준을 설정하는 것

❍ 조직 통제는 그 통제시기에 따라 3가지로 구분

• 사전통제 : 가장 바람직한 통제 방법, 예상되는 문제를 사전에 제거

※ 사전통제의 핵심 : 어떤 문제가 발생하기 전에 조직조치를 취함

• 동시통제 : 행위가 진행 중일 때 이루어진다. 고비용 미리 제거,

※ 동시 통제의 가장 대표적인 형태 : 상급자가 직접 수행하는 “감독”

• 사후통제 : 가장 널리 사용되는 통제기법,
• 단점 : 경영자가 문제에 대한 정보를 알았을 때는 이미 문제가 끝남.
• 장점 : ① 경영자는 계획이 얼마나 효과적 이었는지 정보 입수

② 경영자는 종업원에게 동기 부여할 수 있다

❍ 통제 활동은 발생할 문제를 사전에 예방하거나, 문제가 발생했을 때 수정조치 를 하거나, 기회를 찾기 위해 처방조치를 고려하는 것이다.

다음의 4단계를 통해 이루어진다.

※ 통제활동의 4단계

1. 표준의 설정

2. 업무성과의 측정 : 어떻게 측정, 얼마나 자주 측정할 것인가

3. 업무성과와 표준의 비교

4. 원인분석과 피드백 활동

3. 조직구조 1) 조직구조의 구성요소

❍ 조직 구조는 ***

① 조직의 목표달성을 위해 필요한 업무들을 할당하는 방법(과업의 분화),

② 업무를 어느정도나 담당자 재량에 맡길 것인가를 정하는 방법(권한의 배분), ③ 업무수행을 위해 필요한 규정과 절차를 명시하는 방법(공식화)에 따라 구성됨

❍ 과업의 분화란?

• 조직목표나 조직전략을 고려하여 필요한 일(작업)을 결정하거나 명확히 하여 담당자에게 할당하고,
• 세분화된업무를 다시 유사한 업무들로 묶는 활동을 말한다. 수평적 분화와 수직적분화가 있다.

Ⓐ 수평적 분화

• 조직이 어떤 목표를 효과적으로 달성하려면 우선 필요한 일부터 파악해 이 를 담당자에게 할당해주어야 하는데 이 과정을 수평적 분화라고 한다.
• 여기에는 직무전문화와 부문화가 있다(평면 구조)
• 직무전문화 : 분업의 원리에 따라 일을 세분화하여 담당자에게 전담하도록 할당. 배분하는 것을 말한다.
• 부문화 :직무전문화로 개개인에게 세분화된 일을 어떤 기준에 의해다시 몇 개의 유사한 직무들로 집단화시키는 것을 말한다.

Ⓑ 수직적 분화

• 조직의 일을 담당하는 사람들에게 조직의 목표를 달성하기 위해 상하관계 를 정하는 것으로 이를 계층 또는 위계라고도 한다.
• 수직적 분화는 감독 폭의 원리에 의해 이루어진다.
• 감독 폭 또는 관리 폭이란? 한 관리자에게 보고하는 하위자(부하)의 수,즉 부문의 크기를 말한다(고층 구조)
• 권한의 배분이란?
• 권한의 위양이라고도 하는데 조직에서 권한이 위에서 아래로 어떻게 배분 또는 분포되어 있는가 하는 정도와 양태를 의미한다.
• 권한의 배분은 집권화(집권적 조직), 분권화(분권적 조직) 등 두가지 방식이 있다.
• 권한이란 어떤 조직에서 만들어진 규칙, 규정이나 규범에 의해 주어지는 합법 적이고 공식적인 의사 결정권과 명령지휘권을 말한다.
• 공식화란?
• 업무의 표준화 및 구체화 정도를 말한다.
• 장 점 : 개인별 업무편차를 최소화하고, 업무흐름의 일관성. 명확성을 높여 생산성을 제고시킬 수 있다
• 단 점 : 지나친 공식화는 조직 구성원들의 행위나 태도에 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 조직 경직화와 탄력성이 떨어질 수 있다.

2. 조직구조의 기본 유형 **** (조기사 팀매)

❍ 기본적인 조직구조로 기능조직, 사업부조직, 팀 조직, 매트릭스조직이 있다.

❍ 기능조직은

• 유사과업과 활동을 기능별로 통합하여 독립된 조직단위로 이루어진 조직형태.
• 예) 구매, 인사, 생산, 회계, 영업 등 , ❈ 행정조직 적용시 : 관료제 조직

❍ 사업부조직은

• 조직 및 제품 다각화에 보다 효과적이며
• 새로운유통 경로와 고객을 확보하는데 유용한 새로운 조직 형태
• 기능조직의 장점을 살리면서 환경이나 규모 또는 직무 등의 변화에 부응할 수 있는 다소 유연한 조직이다.
• 각부서장에게 업무통제할 수 있는 권한 위임으로 책임관리할 수 있는 조직

❍ 팀 조직이란

• 상호 보완적인 기술이나 지식을 가진 소수의 구성원들이 자율권을 갖고 조직의 목표를 달성하도록 구성된 조직 형태이다.
• 시너지효과를 가져올 수 있는 상호보완적 역량 가진 사람들로 구성
• 조직의경량화, 민첩화로 구성원들의 동기 부여

❍ 매트릭스조직은

• 환경의 불확실성이 높은 조직에서
• 기능부문과 제품부문이 모두 필요할 경우 조직의 ‘상부계층’에 설계되는 조직 형태임 - 작업단위를 한번은 기능별로, 한번은 제품별로 설계되어 마치 매트리스를 포 개어 놓은 것과 같은 조직 형태이다.
• 한 부서를두 부문 공동으로 소속, 이중 권한 구조로 갈등 야기될 수 있다.

3. 조직설계

❍ 조직구조는

• 수직적-수평적, - 기능 중심적-사업중심적,
• 집권적-분권적, - 라인 - 스텝,
• 폐쇄적-개방적,
• 기계적-유기적 등을 고려하여 적합한 형태로 설계하여야 한다

❈ 후자가 더 바람직한 형태이다

❍ 챈들러는조직전략과 조직구조는 상호간의 매우 밀접한 관계가 있다고 하였다.

• 그는 조직구조가 조직의 전략에 따라 결정된다고 주장하였다.

❍ 장기적인 관점에서 조직구조

• 소규모에서 대규모로 성장하는 과정에서 여러 가지 문제가 나타나고
• 이를 해결하면서 성장할 수 있도록 설계되어야 한다.

❍ 조직구조의 발전 단계

① 창의성 중심으로 발전(리더십 부족 발생) ② 명확한 방향으로 설정하고 업무를 지시하는 ‘기능화 중심’으로 발전

• 하부조직의 자율성 결여 발생

③ 권한위양에 의한 ‘분권화’ 중심으로 발전

• 부서들의 경쟁 내지 독단적 행동으로 갈등을 유발하여 통제 곤란 발생

④ 조정시스템의 정교화로 ‘통합화 중심으로 발전

• 엄격한통제로 구성원의 규제가 심해 조직이 경직되고 지나친 ’형식주의‘ 발생

⑤ 개인의 차이를 인정하고 구성원들 간의 상호작용을 통한 협력을 강조하는’팀 조직화‘로 발전

4. 팀 운영관리

1. 팀의 개념

❍ 구성원들이 상호작용하면서 상호간 영향을 미치는 사람들의 집단을 말한다.

❍ 팀원들은 자신의 팀을 조직의 독자적인 행동단위로 인식한다.

❍ 팀의 정의로 볼 때의 특징:

① 모든 팀은 특정한 목표를 달성하기 위해 존재한다.

• 목적을 공유하지 않는 사람들의 모임을 팀이라 부르지 않는다

② 팀원들은 상호의존성과 공동 목표 달성을 위한 협력이 중요하다.

③ 팀원들은 상호간의 영향을 미치며 팀에 대한 소속의식을 가진다.

❍ 팀 제도의

• 최대 단점은 무임 승차자이고 또한 사회적 태만 현상도 팀의 단점이다.

2. 효과적인 팀 설계

❍ 팀 단위의 성과를 제고시키기 위해서는 ***

• 팀과적합성을 갖는 환경조건을 정비함과 동시에
• 과업특성, 팀 규모, 팀 구성, 팀역할을고려하여 팀 설계를 주의 깊게 설계해야 한다.

❍ 팀의 구성 이유

• 개인단위 과업성과를 합친 것보다 팀단위 과업성과가 훨씬 크기 때문

❍ 팀에 적합한 가장 중요한 과업의 특성은 ‘과업의 상호의존성’이다.

• 모든 과업이 팀에 적합한 것은 아니다

❍ 팀의 최적 규모는 5～7명 규모라고 알려져 있다.

• 수가 많은 대규모 팀은 팀원간 역할 조정과 차이 해결하는데 시간과 노력이 많이 소요

❍ 팀 구성에서 또 하나 중요하게 고려할 요인은 ‘다양성’인데

• 다양한 배경의 팀원들은 서로 다른 관점에서 바라볼 수 있고
• 상이한 경험과 지식을 공유할 수 있어
• 다른 부서나 고객 등과 같은 팀의 이해관계자들을 보다 잘 대변할 수 있는 장점이 있는 반면
• 팀원들 간의 갈등이 유발될 수 있는 단점도 있다.

3. 팀의 라이프 사이클 *** (사형격 규성소)

❍ 일반적으로 팀은 형성기, 격동기, 규범 정립기, 성취기, 소멸기를 거친다****

• 1단계 형성기
• 얼굴 익히고, 팀에 참여와 그만들 것인지를 고민하는 단계
• 2단계 격동기
• 팀원 보다 적극적 행동, 역할에 대한 경쟁하면서 대인간 갈등 고조기
• 팀 발달단계 중 위험한 시기➜ 리더가 갈등관리 기술 부족 시 팀은 소멸
• 3단계규범 정립기
• 처음으로 응집성이 개발되는 시기
• 4단계 성취기
• 과업 지향적이 된다
• 협력적이고,높은 신뢰 형성, 집단 목표에 몰입하고 팀과 자신을 동일시
• 5단계소멸기 : 과업지향성을벗어나 사회적 감정적 지향성 지닌다.

❍ 반드시 위의 5단계를 순차적으로 거치는 것은 아니며, 중간에 사멸도 한다.

4. 팀갈등관리

❍ 갈등은 한 당사자가 상대편과 자신의 이익이 상충되거나 상대편으로 인해 자신의이익이 침해 된다는 지각 과정에서 발생

❍ 과거에는 갈등이 팀 성과를 저해한다고 보았으나, 최근에는 적정수준의 갈등이 오히려 팀 성과를 제고시킬 수 있다고 본다.

❍ 갈등은 과업갈등과 관계갈등으로 구분할 수 있다.

• 과업갈등
• 팀 성과를 제고시킬 수도 있기에 긍정적인 갈등이라고도 한다
• 팀원들간의 갈등이 해결해야 할 과업이나 문제에 집중되어 있는 경우
• 관계갈등
• 팀원들이 자신과 상대방의 차이로 인해 자부심이나 자원 침해의 위협을 느낄 때 발생한다.
• 관계 갈등을 최소화하기 위해서 팀원들을 대상으로 감성지능개발, 응집력 제고, 지원적인 팀 규범의 형성 등이 필요하다.

❍ 갈등발생 시 개인갈등에 대처하는 유형으로는 ** (개강해 양타회)

① 해결형

• 양 당사자 서로에게 이익이 되는 해결책을 찾기 위해 노력한다
• 정보공유가 주요한 특징이다 --- 해결책 찾기 위한 협력적 정보공유

② 회피형

• 갈등상황을 숨기거나 회피하는 방식
• 양당사자가 관심을 별로 갖지 않을 때 유용
• 문제가 갈등을 야기했지만 다툴만한 가치가 없는 이슈일 때 가장 효과적

③ 강요형

• 상대방의 양보를 요구하는 스타일
• 일방적인 설득기술을 필요로 한다
• 신속한 해결이 필요한 분쟁이거나 상대편의 요구가 비윤리적인 경우 적합

④ 양보형

• 상대방이원하는 대로 양보하는 방식
• 상대방이막강한 파워를 가지고 있거나 상대방에는 중요하지만 나에게는 중요하지 않은 경우일 경우 적합
• 갈등을 장기적으로 증진하는 부작용도 있다

⑤ 타협형

• 양측 이해당사자가 서로 조금씩 양보하여 타협점을 모색하는 방식
• 효과적인 경우
• 문제해결을 통한 상호이익을 실현할 수 없는 상황이거나
• 양측의 파워가 비슷하거나
• 양측 모두 신속한 해결이 필요한 경우
• 부작용 : 문제해결과 같은 창의적 해결방안의 가능성을 간과

❈ 의사소통 3요소와 비율

• 말(言) : 7%
• 억양 : 38%
• 바디랭귀지 : 55%